Datenschutzerklärung
1 – Zweck der Datenschutzerklärung des Verantwortlichen
Ziel der vorliegenden Datenschutzerklärung ist es, den Personen, deren Daten verarbeitet werden, Informationen gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zu geben.
In dieser Erklärung erläutern wir Ihnen insbesondere:
- Welche personenbezogenen Daten von Ebolt verarbeitet werden.
- Zu welchen Zwecken dies geschieht.
- Die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitungen (die Rechtsgrundlagen).
- Welche Rechte Sie haben.
- Welche Pflichten Ebolt hat.
2 – Verantwortlicher
Unter „Verantwortlichem“ versteht man jede Stelle, die über die Zwecke und Mittel der von ihr durchgeführten Verarbeitung(en) entscheidet. Ebolt und alle Tochtergesellschaften oder Niederlassungen handeln als Verantwortliche für die personenbezogenen Daten unter ihrer jeweiligen Kontrolle (nachfolgend „Ebolt“). Ebolt kann jedoch seine Tochtergesellschaften und die jeweiligen Niederlassungen in ihrer Eigenschaft als Verantwortliche vertreten. Ebolt, seine Tochtergesellschaften und die jeweiligen Niederlassungen können – vorbehaltlich der Bestimmungen der einschlägigen Gesetzgebung – ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer anderen Gesellschaft der Holding übertragen.
Ebolt ist unter der Unternehmensnummer BE0840714440 eingetragen.
Anschrift: 344 rue de Pontillas, 5300 Landenne
Kontakt-E-Mail-Adresse: info@ebolt.be
3 – Anwendungsbereich der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle unsere (aktuellen, ehemaligen und zukünftigen) Kunden bzw. für die natürlichen Personen, die für oder im Auftrag unserer Geschäftskunden und/oder Lieferanten tätig sind, für alle Besucher der Website von Ebolt und für alle anderen Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen. Sie betrifft die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Website von Ebolt und der von Ebolt erbrachten Leistungen.
Soweit uns Ihre personenbezogenen Daten von unseren Geschäftskunden und/oder Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, obliegen diesen bestimmte gesetzliche Pflichten, insbesondere die Pflicht, Sie darüber zu informieren, dass wir Ihre Daten verarbeiten.
Ebolt kann Ihre personenbezogenen Daten auch als Auftragsverarbeiter für einen seiner Partner verarbeiten, der dann der Verantwortliche ist. In diesem Fall verweisen wir auf die Datenschutzerklärung des betreffenden Partners.
Ebolt kann seine Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen, beispielsweise bei veränderten Umständen (Änderung unserer Leistungen, der Gesetzgebung usw.). Die jeweils letzte gültige Fassung ist auf der Website verfügbar, und wir informieren Sie über jede Änderung über unsere Website und gegebenenfalls über andere Kommunikationskanäle. Die vorliegende Erklärung gibt an, um welche Fassung es sich handelt und ab wann diese gilt.
Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht mitteilen möchten und wir diese benötigen, um Ihnen Informationen zu geben oder eine Vertragsbeziehung mit Ihnen einzugehen, sind wir nicht in der Lage, (i) Ihnen weitere Informationen über unsere Leistungen und Produkte zu geben, (ii) Ihnen unsere Leistungen oder Produkte anzubieten oder (iii) eine Vertragsbeziehung mit Ihnen einzugehen.
4 – Einige Begriffe
Personenbezogene Daten sind definiert als von Ihnen bereitgestellte oder Sie betreffende Informationen, die es ermöglichen, Sie eindeutig zu identifizieren. Eine Person kann direkt identifiziert werden, beispielsweise anhand einer Kennung wie Ihrem Namen oder Ihrer Identifikationsnummer, oder indirekt, beispielsweise anhand eines oder mehrerer besonderer Merkmale, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind.
Beispiele für personenbezogene Daten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Kontonummer.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Verbreitung, das Löschen oder die Vernichtung Ihrer Daten.
Der Verantwortliche ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
Ein Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
5 – Welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet Ebolt?
Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
- Identifikationsdaten: (Vor-)Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum.
- Elektronische Kennungen: IP-Adresse (PC, Tablet oder Smartphone), Cookies (siehe Cookie-Richtlinie) usw.
- Vertragsdaten: beispielsweise die Verträge, die Sie mit Ebolt abgeschlossen haben, deren Beginn- und Enddatum, der Preis und etwaige Indexierungsparameter, die Kauf- und Kontakthistorie.
- Daten über Ihre Nutzung unserer Produkte und Leistungen: beispielsweise die Art und Weise, wie Sie unsere Online-Dienste nutzen.
- Berufliche Daten: Funktion und Titel bei unseren Geschäftskunden und/oder Lieferanten.
- Finanzdaten wie Bankkontonummer und Zahlungshistorie.
- Verkehrsdaten und Standortdaten.
- Verbrauchsdaten, Messdaten, (technische) Daten Ihres Anschlusses bzw. Ihrer Anschlüsse, Ihrer Anlagen, Ihrer technischen Infrastruktur und andere für die Erbringung von Installations- und Wartungsleistungen relevante Daten, soweit diese eine Identifizierung Ihrer Person ermöglichen.
- Sonstige Ebolt zur Verfügung gestellte Daten, beispielsweise im Rahmen der Bearbeitung von Reklamationen, Störungen oder anderen Kontaktanfragen.
- Daten anderer Produkte und/oder Leistungen.
- Kategorien betroffener Personen (Personen, deren personenbezogene Daten von Ebolt verarbeitet werden)
- Die Besucher der Website
- Die aktuellen, ehemaligen und zukünftigen (Geschäfts-)Kunden sowie deren Mitarbeiter und Vertreter
- Die Lieferanten sowie deren Mitarbeiter und Vertreter
6 – Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten
In diesem Abschnitt möchten wir Sie bestmöglich über die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Rechtsgrundlagen informieren, auf die wir uns bei diesen Verarbeitungen stützen. Die folgende Aufzählung der Zwecke und Rechtsgrundlagen ist nicht abschließend.
- Die Verwaltung der Website
Die Kontaktformulare auf der Website
Die Erbringung von Leistungen
Verwaltung, Rechnungsstellung und Buchhaltung
Die Bereitstellung von Informationen über die Produkte und Leistungen von Ebolt
Die Verbesserung unserer Produkte und Leistungen
Die Callcenter
Der Schutz der Rechte, des Eigentums und der Sicherheit von Ebolt
Die Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen
Die Anfrage, der Abschluss und/oder die Erfüllung eines Installations- oder Wartungsvertrags, die Bereitstellung von Software-as-a-Service-Lösungen
Einkauf, Personalkoordination, Planung und Projektmanagement
Die (administrative) Verwaltung von Informationen über Wartung, Störungen und Reparaturen an Anlagen oder einer technischen Infrastruktur im Rahmen der Leistungserbringung
Die Erhebung und Verarbeitung von Daten bestehender Kunden, Kontakte und potenzieller Kunden zu Marketingzwecken (Akquise), einschließlich der Bereitstellung von Informationen über andere relevante Produkte und/oder Leistungen
Die Bearbeitung von Anfragen, Reklamationen und Streitfällen
7 – Rechtsgrundlagen
Ebolt verarbeitet Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
a) Ihre Einwilligung, beispielsweise wenn Sie sich für den elektronischen Newsletter anmelden.
b) Die Erfüllung eines Vertrags, wenn Sie unsere Leistungen nutzen und selbst Vertragspartei sind.
c) Eine gesetzliche Verpflichtung: Wir müssen bestimmte Finanzdaten für die Steuerverwaltung aufbewahren, aber auch Daten über unsere Installation, Prüfungen usw.
d) Ein berechtigtes Interesse: Wir können bestimmte Kundendaten aufbewahren, um Sie gezielt anzusprechen und unsere Leistungen zu analysieren.
8 – An wen dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben?
Zur Verwirklichung der im vorstehenden Abschnitt genannten Zwecke werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich an folgende Dritte weitergegeben:
unsere Callcenter
unsere Partner (beispielsweise die Installateure von Produkten im Bereich Energie und Energieeffizienz);
die Unternehmen und Vermittler, die wir mit der Verwaltung unserer Forderungen beauftragen (beispielsweise Inkasso, Forderungsabtretung);
die Unternehmen, die Teil von Ebolt sind, soweit die Verarbeitung durch eines der dazu befugten Unternehmen erfolgt;
die zuständigen Behörden;
unsere Auftragsverarbeiter (z. B. IKT-Dienstleister).
Die für diese Dritten tätigen Personen haben nur Zugang zu den Daten, die für die Erfüllung ihrer Aufgabe unbedingt erforderlich sind, und sind vertraglich zur Wahrung der Vertraulichkeit der Daten verpflichtet.
Die vorstehende Aufzählung von Dritten ist nicht abschließend.
9 – Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“)
Wenn wir mit Dritten zusammenarbeiten, die in Ländern außerhalb des EWR ansässig sind, in denen das Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten unzureichend ist, erlegen wir ihnen vertragliche Verpflichtungen auf, die von einer zuständigen Behörde genehmigt wurden (die von der Europäischen Kommission angenommenen Standarddatenschutzklauseln) und die einen angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.
10 – Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht länger aufbewahrt, als es für die Verwirklichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Die Aufbewahrungsdauer kann daher je nach Zweck variieren. So müssen wir beispielsweise Ihre Rechnungsdaten aufgrund buchhalterischer und steuerlicher Verpflichtungen 7 Jahre lang aufbewahren. Ihre Vertragsdaten bewahren wir aus rechtlicher Notwendigkeit bis zu 10 Jahre nach Ende Ihres Vertrags auf, um bestimmte Daten im Streitfall als Beweis verwenden zu können. Die personenbezogenen Daten potenzieller Kunden oder der mit diesen Kunden verbundenen natürlichen Personen werden bis zu 12 Monate nach Erhalt dieser personenbezogenen Daten aufbewahrt. Sie können jedoch länger aufbewahrt werden, wenn der potenzielle Kunde tatsächlich Kunde von Ebolt wird. Die vorstehende Aufzählung der Aufbewahrungsfristen ist nicht abschließend.
11 – Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Ebolt verfügt über eine interne Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinie.
Ebolt trifft die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unrechtmäßiger Veränderung zu schützen.
Ebolt setzt alles daran, sein Netzwerk bestmöglich vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten und Betriebsdaten seiner Kunden zu gewährleisten.
12 – Welche Rechte haben Sie in Bezug auf den Datenschutz?
12.1 – Ihr Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht, und, wenn dies der Fall ist, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie über folgende Informationen:
a) die Verarbeitungszwecke;
b) die Kategorien der betreffenden personenbezogenen Daten;
c) die Empfänger oder Kategorien von Empfängern (insbesondere Empfänger in Drittländern);
d) falls möglich die Aufbewahrungsdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
e) das Bestehen Ihrer Datenschutzrechte;
f) das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde;
g) die uns verfügbaren Informationen über die Herkunft der personenbezogenen Daten, wenn diese über einen Dritten erhoben wurden;
h) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung.
Diese Informationen werden Ihnen mit der vorliegenden Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt.
Sie haben außerdem das Recht, eine Kopie der verarbeiteten Daten in verständlicher Form zu erhalten.
12.2 – Ihr Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, die Berichtigung unvollständiger, unrichtiger, unangemessener oder veralteter personenbezogener Daten zu verlangen.
12.3 – Ihr Recht auf Löschung Ihrer Daten (das „Recht auf Vergessenwerden“)
Sie haben das Recht, in den folgenden Fällen die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen:
a) Ihre personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie von Ebolt erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig;
b) Sie widersprechen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die (weitere) Verarbeitung durch Ebolt vor;
c) Ihre personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;
d) Ihre personenbezogenen Daten müssen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gelöscht werden;
e) Sie haben Ihre Einwilligung widerrufen, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Bitte beachten Sie jedoch, dass wir nicht immer alle angeforderten personenbezogenen Daten löschen können, beispielsweise wenn die Verarbeitung dieser Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, weil wir gesetzlich zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind oder weil wir sie für eine bestehende Vertragsbeziehung benötigen. In unserer Antwort auf Ihre Anfrage werden wir Ihnen hierzu nähere Informationen geben.
12.4 – Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
a) Sie bestreiten die Richtigkeit dieser personenbezogenen Daten: Ihre Verwendung wird für eine Dauer eingeschränkt, die es Ebolt ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
b) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unrechtmäßig: Sie verlangen anstelle der Löschung Ihrer Daten die Einschränkung ihrer Verwendung;
c) Ebolt benötigt die Daten für die Zwecke der ursprünglichen Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Anstelle der Löschung Ihrer Daten wird ihre Verwendung auf die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen beschränkt;
d) solange noch keine Entscheidung über die Ausübung Ihres Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung getroffen wurde, verlangen Sie, dass die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.
Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, dürfen die personenbezogenen Daten – abgesehen von ihrer Speicherung – nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.
12.5 – Ihr Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten „zurückzuerhalten“. Dies gilt nur für die personenbezogenen Daten, die Sie uns selbst aktiv oder passiv, direkt oder indirekt mitteilen, übermitteln oder zur Verfügung stellen. Dieses Recht kann nur ausgeübt werden, wenn Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden und diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. In allen anderen Fällen steht Ihnen dieses Recht daher nicht zu (beispielsweise wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung oder eines berechtigten Interesses erfolgt).
Dieses Recht hat 2 Aspekte:
a) Sie können verlangen, die betreffenden personenbezogenen Daten von Ebolt in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten; und
b) Sie können Ebolt auffordern, die betreffenden personenbezogenen Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sie sind dann für die Richtigkeit und Sicherheit der E-Mail-Adresse verantwortlich, die Sie für die Übermittlung angeben. Ebolt hat das Recht, diese Übermittlung zu verweigern, wenn sie technisch nicht machbar ist.
12.6 – Ihr Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie auch das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt jedoch nur für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen.
Im Fall des Widerrufs Ihrer Einwilligung können wir die Daten nur dann weiter verarbeiten, wenn eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
12.7 – Ihr Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses von Ebolt oder einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erfolgt.
Ebolt verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, Ebolt kann zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (beispielsweise der Einreichung eines Antrags bei einem Gericht).
13 – Praktische Informationen
13.1 – Wie kann ich meine Datenschutzrechte ausüben?
Wenn Sie Fragen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, auf die diese Datenschutzerklärung anwendbar ist, können Sie uns über die Adresse info@ebolt.be kontaktieren.
Zur Ausübung Ihres Auskunftsrechts und zur Vermeidung jeder unbefugten Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten können wir eine Überprüfung Ihrer Identität verlangen. Bei Zweifeln oder Unklarheiten bitten wir Sie zunächst um zusätzliche Informationen. Ist eine Überprüfung Ihrer Identität auf andere Weise nicht möglich, können wir Sie auch um eine Kopie der Vorderseite Ihres Personalausweises bitten.
Die vorstehend genannten Rechte können gemäß den gesetzlich vorgesehenen Anforderungen und Beschränkungen ausgeübt werden. Der Wortlaut der Datenschutz-Grundverordnung hat daher Vorrang vor der obigen Beschreibung der Rechte.
13.2 – Fallen Kosten an?
Wenn Sie Ihren Antrag elektronisch stellen, werden Ihnen die Informationen nach Möglichkeit ebenfalls elektronisch zur Verfügung gestellt, sofern Sie nichts anderes wünschen. In jedem Fall erhalten Sie von uns eine präzise, transparente, verständliche und leicht zugängliche Antwort.
13.4 – Wann erhalte ich eine Antwort?
Wir reagieren so schnell wie möglich auf Ihren Antrag, in jedem Fall innerhalb eines Monats nach dessen Eingang. Je nach Komplexität und Anzahl der Anträge kann diese Frist bei Bedarf um zwei weitere Monate verlängert werden. Im Fall einer Fristverlängerung informieren wir Sie darüber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags.
13.5 – Was passiert, wenn Ebolt meinem Antrag nicht nachkommt?
Ebolt hat einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer/DPO) benannt. Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Frage oder Ihr Antrag zum Datenschutz nicht korrekt bearbeitet wurde, oder wenn Sie weitere Informationen zu dieser Datenschutzerklärung wünschen, können Sie einen schriftlichen Antrag an den DPO richten. Dies können Sie wie folgt tun:
Per E-Mail: info@ebolt.be
Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. In Belgien ist dies die Datenschutzbehörde (Autorité de protection des données, APD).
Kontaktinformationen:
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be